読者を助ける-ピラミッドの形で考えを組み立てる
ドキュメントを準備する際、多くはその将来のコンテンツを表していますが、具体的な計画はありません-何を言うか、どのように作成するか。彼らは、構造が自然に現れることを期待して、執筆を始めます。結果は読者が理解しなければならない不規則な物語です。
理由は順序を好む。ランダムなデータを特定の順序で配置することさえします。
例。古代ギリシャ人は無差別な点ではなく、星団に動物の姿を見ました。
読むと、人は自動的にピラミッドの形で情報を整理しようとします。その基礎は、結論を裏付ける正当化と議論です。この形式では、読者は情報を「消化」するのが簡単です。
例。 「座席は寒かった。私はほとんど戦いに巻き込まれました。イタリアは負けました。本当に恐ろしいサッカーの試合でした。」このような「ストーリー」は、主要なアイデアが最後にのみ示されているため、非常に構造化されていません。
ピラミッドの構造に従って、一般化が最初に導入され、次に引数が与えられます。上記のストーリーは、構造を変えると理解しやすくなります。
例。 「それは本当に恐ろしいサッカーの試合でした。コールドシート、私はほとんど戦いに巻き込まれ、イタリアは負けました。」
類似のアイデアをグループ化し、各グループを1文で表現する
ピラミッドを構築するときは、ボトムアップアプローチを使用します。最初にすべての論文をリストし、同じ結論につながるものをグループ化します。次に、各グループを1つの文で表現します。そのような一般化はそれぞれピラミッドの頂点です。
残りのグループに対して手順を繰り返します。その結果、ドキュメント全体の主要なアイデアが1つの文で表現されます。あなたのピラミッドは準備ができています。
例。 「私たちの顧客基盤は成長しています」、「各顧客はより多くを購入します」、「私たちは価格を上げました」というこれらの文章は、「私たちの売上高は成長しています」という1つの文で表すことができます。次に、この一般化を他のユーザーとグループ化します。たとえば、「固定費が削減される」や「変動費が削減される」など、この新しいグループを一般的な文で表現します。
グループ化と要約は簡単ですが、基本的なルールに従う必要があります。
- ピラミッドで表現された考えは、グループ化された論文の簡単な説明でなければなりません。 「オーストリア市場に参入する理由は3つある」などの意味のない一般化を決して使用しないでください。これは、筆者が読者に対して3つの理由を一般化することを気にしなかったため、追加の落書きです。
- どのグループのアブストラクトも、論理的に類似しており、同じレベルのアブストラクションでなければなりません。つまり、グループを「リンゴ」、「フルーツ」、「テーブル」で構成することはできません。リンゴとテーブルは論理的に類似しておらず、「フルーツ」はピラミッドの上位レベルを指す抽象的な用語です。
理論的根拠:控除を使用してデータチェーンから結論を導き出す
ピラミッドのあらゆる一般化は読者からの質問を提起するべきであり、その答えは後で与えられます。答えは演繹法によって定式化されます。
控除は、仮定から結論が引き出される推論のプロセスです。
例。 「すべての人々は人間である」と「ゴリアテは人間である」という仮定から、結論は「ゴリアテは人間である」ということになります。次に、演繹的な推論のプロセス全体を要約できます。「ゴリアテは人間であり、彼は人間です」。
推奨事項については、逆控除の順序を使用してください。
例。 「私たちは読むことができる候補者を雇わなければなりません。候補者Aは読むことができます。したがって、候補者Aを採用する必要があります。」したがって、仮定-仮定-結論の順序は、主要な情報を最後まで隠します。通常、推奨事項は逆の順序から利益を得ます。「私たちは候補者Aを雇う必要があります。なぜなら、私たちは読むことができるが、彼はそうすることができる誰かが必要だからです。」
演繹推論は簡単で自然なプロセスであるという事実にもかかわらず、仮定を確認するためにいくつかのレベルの正当化が必要とされる複雑な推論では使用しないでください。
推論を通じて複雑なドキュメントの結論を正当化しようとする場合、最初の仮定には、読者が2番目の仮定に近づくために「通過」する必要があるいくつかのレベルの正当化がある可能性があります。この論理に従うことは非常に困難です。
正当化:帰納法によって類似した論文のグループから結論を引き出す
ピラミッドの一般化を控除によって確認できない場合は、より創造的な推論の形式を使用してください-帰納。帰納法は、ある意味で同様の一連のアイデアから結論を導き出します。
例。 「アインシュタインは天才だった」という結論は、「相対性理論の研究」、「重力の研究」、「宇宙定数の研究」などの一般化によって確認されています。
帰納法では、引数の論理的な順序は演繹法ほど明確ではありません。読者が直感的に理解できるようにするには、グループ化の基準によって順序を決定する必要があります。ビジネスユニットなどの全体の一部をグループ化した場合は、組織の構造と同様に、それらの構造に基づいてそれらを配置します。
MECE原則(相互に排他的で、共同で網羅的な規定の原則)を使用します。つまり、会社の部門は複数の部門で機能を複製することはありませんが、同時に、組み合わされた部分は何も失うことなく組織を説明します。
グループ化が推奨事項で構成されている場合は、最初のものから始めて、年代順に並べます。
例。 「新しいアシスタントを雇う」を要約する場合、グループ化の順序は次のとおりです。「欠員を配置し、候補者を面接に招待し、採用を決定します。」
特定の一般的な特性に基づいて要素を分類した場合は、各要素の特性のレベルに従って要素を配置します。
推奨事項を作成するには、体系的な観点から問題に取り組み、論理ツリーを使用してそれを視覚化します
多くの場合、ビジネスドキュメントは問題を解決するための推奨事項を提供します。簡単な問題解決プロセスを使用して推奨事項を作成します。
1.問題を明確で測定可能な形で特定します。
例。 「工場は毎日3時間の労働時間を失っています。これをどのように回避できますか?」
2.問題が何であるかを正確に調べます。
例。 「問題は人や原材料ではなく、機器にあります。毎日故障します。」
3.より深く掘り下げる-問題が存在する理由を見つけます。
例。 「アテンダントは適切に訓練されていません。」これにより、問題を解決するためのアクションを特定できます。たとえば、「責任ある教師を指定するか、外部の教師を招待する」などです。
問題を解決するには、論理ツリーを使用して視覚化できます。論理ツリーは、左から右に分岐する接続の簡略図です。
例。利益ツリー:「利益」という単語は木の幹を形成し、「売上」と「費用」という2つのブランチに分かれています。 「費用」は「定数」と「変数」に分かれます
最終的に、ツリーは非常に詳細になるため、問題とその原因が明らかになります。この例では、特定の材料のコストの上昇により利益が減少していることがわかります。
達成できる結果に基づいて推奨事項を構成する
読者の問題に対する解決策を見つけました。次に、彼に行動を起こすよう説得する必要があります。可能な限り説得力のある推奨を行います。
推奨事項を提示して、望ましい結果を達成することを目的とした行動を提案します。達成を目指している結果に基づいてアクションをグループ化し、後で達成できるかどうかを理解できるように説明します。
例。読者は彼らの利益を増やしたいと思っています。
不適切に構成された推奨事項は次のようになります。
1.調査指標:
- 植物の生産性;
- 顧客満足。
2.より頻繁にトレーニングを実施する:
- プラント要員;
- 販売員。
このような構造には2つの主要な問題があります。1つは、グループ化されたアクションは外部的に類似していますが、異なる結果を達成することです。次に、目的の結果が達成されたかどうかを後で判断するために、詳細を示す必要があります。
したがって、次の構造はより明確で説得力があります。
1.次の四半期の売上が5%増加:
- 顧客満足度を調査します。
- より頻繁に販売チームに教える。
2.次の四半期での生産コストの2%削減:
- 植物の生産性を研究する;
- 工場スタッフにもっと頻繁に教える。
アクションは現在、望ましい結果に基づいてグループ化されています。その後、目標が実際に達成されたかどうかを簡単に判断できます。
イントロダクションを使用して、最初の30秒間の読み取りにおけるドキュメントの重要なポイントについて読者に伝えます。
各ドキュメントは、読者の興味を刺激し、問題を解決するための準備を整えるための簡単な紹介から始める必要があります。
読者の関心を喚起し、ドキュメントへの集中を支援する最も簡単な方法は、紹介をストーリー形式で提示することです。状況の説明(現在の状況)から始めて、問題を特定し、最後に解決策を提案します。
例。状況-「ArgonExはオーストリアの新しい鉱山への投資を検討しています。」問題:「ArgonExは新しい市場への参入が困難です。」読者があなたの発言にすぐに同意するためには、状況と複雑さの両方が彼によく知られている必要があります。
問題は、「何をする必要があるか」などの読者の質問を引き起こすはずです。文書の本文には、この質問に対する詳細な回答が含まれていますが、最初の30秒間で、あなたの意見の一般的な考えが発展するはずです。
はじめに、要点と最も重要な議論を表明します。
例。 「(ハイライト)ArgonExは、既存の市場参加者を購入することでオーストリア市場に参入できます。これは、(1)外国企業に鉱業許可がほとんど発行されない、(2)地元の鉱業会社が安価に販売される、(3)競合他社が同様の状況で大きな損失を被る自分で行動しようとしている。」
ヘッダーとフォーマットを使用して、ピラミッドの構造を示します。
ピラミッドの構造について読者をガイドするには、まずそれを実演します。最も一般的な方法は、アイデアのレベルとグループを示す見出しです。インデントを使用してピラミッドのレベルを強調し、10進数も追加することがよくあります(1、1.1、1.1.1)。例:
ドキュメントの名前
ここで、彼らは序論を書き、主要な議論とセクションの主要な考えを示します。
1.最初のセクション
見出しと重要なポイントのグループを常に想像してください。
1.1。最初のサブセクション
このサブセクションの考え方は、次の番号付き段落でサポートされています。
1.1.1。最初のサブセクションのアイデアを確認します
1.1.2。最初のサブセクションのアイデアを確認します
1.2。 2番目のサブセクション
2. 2番目のセクション
2.1。最初のサブセクション
2.2。 2番目のサブセクション
読者は原則として見出しを流暢に読むため、主要なアイデアをそれらに投資する必要はありません。セクションの本質を表現して、短くしてください。見出しの使用が形式的すぎるように思われる場合は、本文の要点、引数などを強調してください。
非常に短いメッセージでは、インデントは単純な構造を伝える最も適切な方法です。例:
月曜日に電話するには、日本について次のデータが必要です。
- 販売量
- 経費
- 市場動向
リーダーがスレッドを失うことがないように、引数のグループ間の明確な遷移を使用します
ピラミッドの最も論理的な構造でさえ、読者がそれに追いついていなければ役に立たない。セクションとサブセクション間を移動する場合、読者は遷移がいつ発生するかを知る必要があります。 1つの方法は、前の結論の主な結論を新しいセクションの冒頭に示すことです。
例。前の章に「ArgonExの在庫が多すぎる」という一般化がある場合、物流に関する次の章は次のように開始できます。「在庫が多すぎることに加えて、ArgonExの物流プロセスは効果がありません」。したがって、読者はピラミッドの新しいサブセグメントに切り替えたことを理解します。
章が特に長く複雑な場合は、次に進む前に、要点の簡単な要約を記入してください。
ドキュメントが推奨事項で構成されている場合は、シンプルで実用的なセクション「その他のアクション」で結論をまとめることができます。
一番大切なもの
書き始める前に、考えを徹底的に構成してください。
アイデアを効果的に構成する方法
- 読者を助ける-ピラミッドの形で思考を構築します。
- 同様のアイデアをグループ化し、各グループを1つの文で表現します。
- 正当化:演繹法を使用してデータチェーンから結論を導き出す。
- 正当化:帰納法によって類似点のグループから結論を引き出します。
有用な推奨事項を作成する方法
- 体系的な観点から問題に取り組み、論理ツリーの助けを借りてそれを視覚化します。
- それらを使用して達成できる結果に基づいて、推奨事項を構成します。
望ましい構造を言葉で表現する方法
- イントロダクションを使用して、リーディングの最初の30秒間の重要なポイントについて読者に伝えます。
- ヘッダーとフォーマットを使用して、ピラミッドの構造を示します。
- リーダーがスレッドを失うことがないように、引数のグループ間の明確な遷移を使用してください。