あなたの気性を失うことなく物事を整理する方法

Getting Things Done（GTD）メソッドは、結果を熟考し、「次のステップ」を定義することに基づいています。 GTDの主なアイデアは、目標を明確に定義し、この目標を達成するためのすべてのステップを支援します。この方法は、職場でのプレゼンテーションの整理や、クリスマスの購入の計画に適しています。

短時間で解決できるように、各タスクは小さくする必要があります。時間やモチベーションの欠如で止めることはできません。このアプローチは、人生のすべての目標を達成するのに役立ち、ストレスを回避するのに役立ちます。

GTDメソッドを使用してプロジェクトを整理する場合、何がどこで発生しているかに関係なく、いつでもすぐにタスクに取り掛かることができます。 GTDを使用すると、次のステップが非常に簡単になるので、延期したくありません。

この本には、効果的に働き、落ち着いた心を維持するために使用できるいくつかの簡単なツールがあります。 GTDの基本原則を実装するためにどのような態度を開発する必要があるかに関する推奨事項と同様。

あなたの脳は思考の道具であり、記憶装置ではありません

あなたの仕事で成功することは、優れた主催者になることを意味します。これは、ナレッジワーカーにとって特に重要です。ナレッジワーカーは、同時に何十ものタスクやプロジェクトをジャグリングすることが日常の現実です。私たちの生活と職業生活の境界がぼやけていると、困難が生じます。これは、私たちの脳が未解決の問題を整理しようとしており、後で対処したい場合でも、最も不都合な瞬間にそれらを思い出させてくれるからです。

生命に関する複雑な情報をすべて管理するために、私たちの多くは頭を机の引き出しやノートのように扱います。私たちは脳を虐待し、あらゆる種類の情報を保存することを強制します。未完成の課題、今後の会議、その他のコミットメントに関する情報で頭を詰まらせ、無意識のうちに思考能力を無駄にしているため、実際の仕事に集中することが難しくなっています。

できるだけ効率的に作業するためには、特定の瞬間に実行するタスクに関連しないすべてのものから心を解放する必要があります。心の能力を100％使って、タスクに集中する。

明確に考えたい場合は、信頼できる「資料収集バスケット」が必要です。

私たちの脳には1つの迷惑な特性があります-それは私たちが世話をする必要があることを決して忘れさせません。私たちは常に新しい情報で「爆撃」されており、それもまた私たちの心の中の場所を占めています。私たちが解決するのを忘れていたすべての新しいアイデア、すべての記憶、およびすべての問題は、私たちを主要なビジネスから混乱させます。

常にいわゆる「資料を収集するためのバスケット」を使用してください。これは、無関係な情報やアイデアを置くことができる、心の外の場所です。時間があれば、後でどこで情報を見つけるかを正確に知ることができます。これにより、手紙を書くこと、同僚と話すこと、または芝生を刈ることに完全に集中することができます。

「資料を収集するためのバスケット」は、メモ帳、コンピュータ/電話のリスト、またはオブジェクトやドキュメントを入れることができるボックスです。資料を収集するためのバスケット（1つまたは複数）は近くに配置する必要があります。そうしないと、他の方法で頭に蓄積していた情報を簡単に抽出できます。

ゴミを出す-毎週すべての外部「バスケット」を空にする

システムがスムーズに機能するには、サポートする必要があります。週に1回、バスケットを確認して空にする習慣を身につけます。 「素材収集バスケット」システムは、重要な情報を紛失したり忘れたりしないという自信を持って心を休めるため、機能します。

システムが更新されない場合、システムは信頼できなくなり、脳は警戒状態になり、それを信頼しなくなります。これが起こるとすぐに、潜在意識の心は未解決の問題と未完成の仕事に再び気を取られ始めます。次の規則に従って、すべてのタスクを注意深く検討し、整理してください。

• リストから重要でないタスクに取り消し線を引きます。
• 問題を非常に迅速に（2分以内に）解決できる場合-すぐに解決してください。
• 重要な情報は安全な場所に保管してください。会議、プロジェクト、または特定のタスクの場合は、適切なリストに転送します。
• 定期的な「バスケットクリーニング」は、信頼性の高いパフォーマンスを確保し、ストレスを避ける唯一の方法です。

「バスケット」を空にして、材料をリストで並べ替えます

「バスケット」の素材がどのように異なっていても、それを分類して個別の「ボックス」またはリストに分類する必要はありません。

ほとんどのタスクリストは、タスク、思考、および情報の「ビナイグレット」に変わるため、機能しません。リストには特定の実行可能なタスクのみを含める必要がありますが、すべてを無差別に書き込み、個々の実行可能なタスクを見失う可能性が非常に高くなります。

バスケット内のアイテムを整理する方法は？

• 重要でないものはすべて削除し、小さな問題を解決して、カレンダーに会議や締め切りを追加します。
• これが複雑な作業である場合（つまり、いくつかの特定のタスクの実装が必要な場合）、明確な目的でプロジェクトに含めます。
• 他のすべてのタスクは、[次のアクション]リストに含める必要があります。

「プロジェクト」リストには、現在のすべてのプロジェクトの概要が表示されます。

プロジェクトは、生産性向上システムの重要なコンポーネントです。プロジェクトは、複数ステップのアクションを必要とする望ましい結果です。プロジェクトを構成するタスクを決定するには、達成したい結果を想像し、望ましい結果を1文で説明します。結果について考えることは、プロジェクトの目標を達成するための特定のタスクを策定するのに役立ちます。

リストには、近い将来に完了する必要があるすべてのプロジェクトが含まれています。これは、進行中のすべてのプロジェクトの追跡と制御、生産性の向上、リラックスに役立ちます。

リストを毎週更新することにより、各プロジェクトが段階的にスケジュールされていることを確認してください。プロジェクトを構成するすべてのアクションは、「次のアクション」のリストに含まれます。これは、あらゆる目標を達成できる特定のタスクです。

毎日の予定リストをカレンダーと次のアクションリストに置き換えます。

時事問題の毎日のリストは効果的ではありません-それらはあなたの時間感覚を歪め、あなたを誤解させ、あなたがあなたが本当に上記のすべてを一日に行う時間があると信じさせます。このような非現実的な計画は、失望、時間の損失、そして前もってあなたがしていることの失敗の運命につながります。

より効果的な方法は、カレンダーと[次のアクション]リストを操作することです。カレンダーの目的は1つだけです。予定を記録することです。会議や医師の診察など、特定の日や時間に関連するものはすべてカレンダーに記録する必要があります。

他のすべてのタスクまたは特定のステップを[次のアクション]リストに追加します。これにより、最も関連性のあるタスク、およびそれらを解決する時間があるかどうかをすばやく決定できます。

どこにいても、常に「次のアクション」のリストを用意しておく必要があります。これにより、解決すべきタスクを選択する機会が与えられます。

十分に計画され、事前に選択されたタスクがある場合、どのタスクに取り組むのが理にかなっているのかを決めるのは難しくありません。あなたが空港にいて、フライトが1時間遅れているとします。この状況では、自問してみてください。

• 私は今どのような仕事を選ぶべきですか？
• 割り当てられた時間内にどのようなタスクを完了することができますか？
• 与えられた時間に十分なエネルギーを持っているのはどのタスクですか？
• 最も優先度の高いタスクはどれですか。

計画するタスクが多すぎる場合は、それらを複数のリストとリポジトリに分散することは理にかなっています。たとえば、1つのリストをスマートフォンに保存し、もう1つのリストをコンピューターに保存できます。このようにタスクを並べ替えると、机や会議中、または空港で待機しているときに実行できるタスクがわかります。

順番待ちリストは、他の人と協力するときに役立ちます。

現在のプロジェクトはすべて[プロジェクト]リストに表示されます。 「次のアクション」リストを使用すると、タスクに一貫して取り組んでいることを確認できます。各タスクにより、プロジェクトが完了に近づきます。

ほとんどの場合、各プロジェクトの個々の部分を担当する他の人に頼る必要があります。しかし、これは、プロジェクトの進行状況の制御を放棄する必要があるという意味ではありません。

他の人の作業に依存しているときはいつでも-プレゼンテーションの作業を続行するために誰かからのレポートを待っているとき-「保留中」のリストを保持することは価値があります。したがって、他の人があなたに提供する必要のあるすべてのものを、締め切りとともにメモできます。

このリストを毎週更新することにより、誰がどのように彼らの仕事をしているのかがわかります。あなたには、新しい特定のタスクがあります。この人に義務を思い出させることです。

このタスクの所要時間が2分以下の場合は、すぐに実行してください。そうでない場合は、「次のアクション」リストまたはより具体的なリストの1つに追加し、わかりやすい方法で、まだ彼のレポートを待っていることを相手に思い出させます。

特定の日の情報をカレンダーまたはファイルキャビネットに保存する

事前に多くのことを計画できますが、「バスケット」から資料を特定のタスクまたは会議に変える前に、特定の情報を待つ必要がある場合があります。

例。興味深いトレードショーを計画している場合は、少し待ってから参加者に会ってから、参加することが理にかなっているかどうかを判断することをお勧めします。そのような情報を事前に入手できない場合は、決定を延期することをお勧めします。

選択の余地がなく、直前にすべてを計画する必要がある場合は、次の戦略が役立ちます。

• カレンダーの特定の日にリマインダーを設定します。
• 適切なタイミングで適切な情報にアクセスできるようにするファイルを保管してください。

ファイルキャビネットは、非常に正確で論理的なシステムです。これは、43個のファイルで構成されています。31のファイルはその月の日、12のファイルはその年の月です。毎日、自分宛てに送信されたドキュメント、リマインダー、または資料を確認できます。

システムが機能するには、システムを毎日使用して更新する必要がありますが、これが最も困難です。

将来的に関連する可能性のあるアイデアについては、一度/多分リストに追加してください。

このリストには、「次のアクション」または「プロジェクト」のリストに含まれていないものすべてが含まれていますが、頭に干渉してはなりません。一度/おそらくリストには、特定のアイデアやタスクにまだ変換していないすべての資料が含まれています。その利点を過小評価しないでください。これにより、将来非常に重要になる可能性のあるプロジェクトのアイデアを追跡できます。このリストのアイデアは、グループに分けることができます。例えば：

• 「作りたい旅」;
• 「試してみたいワイン」;
• 「聴きたい音楽」

「次のステップ」と同様に、「一度/多分」のリストは、適切なタイミングで必要な情報を見つけるのに役立ちます。リストは自分の記憶よりも信頼できます。

一度/場合によっては、リストを効果的に使用したい場合は、定期的に確認および更新する必要があります。

組織化された職場とシステムの毎週の改訂により、生産性が向上します

すべての資料リストは、職場からアクセスできる必要があります。 「コントロールブース」-どこにいても情報にアクセスできる機能的なモバイルシステムを作成します。どこにでも持ち運べるリストとファイルシステムを作成することは非常に重要です。空港や吹雪の中で立ち往生している場合でも、生産性を維持できます。

GTDテクニックを使用すると、現在のすべてのプロジェクトを落ち着いて制御できます。プロジェクトの進行状況を監視し、プロジェクトが前進していることを確認します。

生産性システムは常に関連性と完全性を維持する必要があります。あなたの心はリラックスし、あなたがあなたのシステムを信頼する場合にのみ、その仕事に完全に集中することができます。

すべてのリストを毎週確認することにより、システムが機能していることを確認できます。現在の各プロジェクトは、最新の簡単にアクセスできるリスト内の少なくとも1つの「次のアクション」に関連付けられています。あなたは起こるすべてのことの一般的な考えを持っています。改訂により、「木」を見失うことなく「森」を確認できます。

毎週のレビューに費やす時間は、システムを安全に感じ、システムに信頼を築くために必要な時間によって異なります。

金曜日の夜など、毎週のレビューを計画します。これはあなたがあなたの仕事を閉じて、明確な頭とコントロール感で週末に出発することを可能にします。

自然な計画により、プロジェクトの目標と次のステップが明確になります

プロジェクト開発は、かなり不自然で非論理的なプロセスです。明確な目標をまだ想像していない場合は、事前にすべての手順を熟慮して計画する必要があります。日常の活動を反映した自然な計画方法を使用してください。

毎日の行動の例：空腹で漠然とした目標を作り（「私は何かを食べなければならない」）、それを指定します（「ピザが欲しい」）。この時点で、この目標を達成する方法についていくつかのアイデアが頭に浮かびます（「ピザを焼くか、注文するか、レストランに行くことができます」）。途中で必要な手順はすべて自明です。

この考え方を実際のプロジェクトに適用します。目的の最も具体的な定義から始めます。後続のすべてのアクションはこれに依存するため、目標の設定に時間を費やすことは決して害にはなりません。目標が明確になると、あなたの心は自動的にブレインストーミングを始めます。したがって、目標を達成するために必要なアイデアを思い付くことができます。良い戦術は、外部からブレーンストーミングを始めることです。たとえば、アイデアを書き留めて紙に保存します。

すべてのアイデアを収集したら、それらを整理してグループ化し、プロジェクトを完了するために必要な特定のアクションを決定する必要があります。

自然な計画により、プロジェクトの作業が大幅に明確になり、興味深く、迅速かつ直感的になります。

一番大切なもの

効率的かつ明確な頭で作業するにはどうすればよいですか？

• あなたの脳は記憶装置ではなく思考ツールです。明確に考えたい場合は、信頼できる「資料を収集するためのバスケット」が必要です。
• ゴミを出します-毎週すべての外部「バスケット」を空にします。
• 「バスケット」を並べ替える場合は、テーマリストに従って材料を並べ替えます。

GTDメソッドを構成するシンプルなツール

• 「プロジェクト」リストには、進行中のすべてのプロジェクトの概要が表示されます。
• 毎日の予定リストの代わりに、カレンダーと次のアクションリストを使用してください。
• ウェイティングリストは、他の人と作業するときに非常に役立ちます。
• 特定の日の情報をカレンダーまたはファイルキャビネットに保存します。
• すべての潜在的に興味深いアイデアは、一度/おそらくリストに追加する必要があります。
• 組織化された職場とシステムの毎週のレビューは、生産的な作業に不可欠です。

GTDの基本原則を実装する方法は？

自然な計画により、プロジェクトの目標と次のステップが明確になり、作業しやすくなります。